Many of you leave your full-time jobs to become independent contractors. This could be for a variety of reasons: you might decide you want the freedom that comes with self employment, or your company might decide that they no longer want to maintain employees. In some cases, you are laid off and find another opportunity, but the business only offers contract positions.
This type of situation is particularly applicable to people in the IT, design, marketing industry but can also apply to a variety of other types of skill sets. Often, your client will require that you set up a corporation which then contracts with the client to provide services that are very similar to those you would provide if you were an employee. The corporation then bills your client either directly or through a third-party (often a recruiting agency).
What is a Personal Services Business?
If you have incorporated your business to provide services to one other company, you might be considering operating a personal services business (PSB). PSB according to CRA is:
individual performing the work would be considered an employee of the hiring company if it were not for the existence of the corporation
A PSB (or incorporated employee) classification was established by CRA to prevent employees from setting up corporations and taking advantage of lower tax rates and deductions, without running a business.
Criteria To Determine if your corporation is a PSB
CRA follow some criteria to evaluate if your corporation might be considered a PSB:
You are a shareholder of the corporation that directly or indirectly owns more than 10% of the shares of the corporation.
your corporation does not have more than 5 full-time employees.
the services provided and related payments are not from a related corporation.
The worker provided their services through a corporation.
If the corporation did not exist, the worker would reasonably be considered an employee of the payer (the corporation’s client) to whom the services were provided.
What are the Implications of Being Deemed a PSB
If you are considered as PSB, your impact on taxes:
The corporation tax rate for a PSB is higher. One of the reasons many small businesses incorporate is to take advantage of the small business deduction, which is a reduction of the general corporate tax rate. A PSB subject to the full federal and provincial tax rate + 5% on PSB income.
Expenses that can be claimed in a PSB are significantly restricted. The only expenses that are specifically allowed by CRA include salaries paid to its incorporated employees and related benefits/allowances, expenses relating to selling property or negotiating contracts, legal expenses incurred to collect on any bad debts.
Your corporation might be subject to reassessment and penalties if it has been filing as a small business corporation and CRA later determines that it is a PSB.
What Type of Criteria Does CRA Use to Determine if you are a PSB
In many cases, an individual incorporates at the request of the employer who then deems you to be an independent contractor. However, it is not enough for the person paying you to determine your classification, specially in front of the CRA. Many employers might want the flexibility that comes with having their “employees” be contractors rather than employees as they no longer must adhere to employment regulations, which can be restrictive. Or they might simply not want to deal with the administrative hassle and expense that comes with having to pay employees. Consequently, it is very important to review the criteria of being an employee vs being self-employed and ensure yourself that your arrangement with your client adhere to the criteria of self employment rather than being an employee that is simply incorporated (and therefore a PSB).
Criteria to Determine If You’re Are Self Employed and not an Employee. This is very important. CRA are watching this.
Do you have more than one client? Are you actively looking for other clients?
Are you allowed to take on other clients without restrictions from your current client?
Can you decide to subcontract your work?
Do you have control over how the work is done? Do you work independently without anyone overseeing your work?
Can you hire someone else to do the work without approval from someone else?
Do you have control over where your work is done? Do you have your office space from which you can work when you choose?
Is there a written contract detailing the terms and conditions of the work?
Can you decline to do work?
Do you provide your own tools and equipment – do you use your own computer, are you responsible for paying for software subscriptions, are you responsible for repair or replacement of your work tools if something breaks?
Do you market your business?
Do you bear the risk and responsibility for the work done, i.e., if it is not done properly will you not get paid?
Do you invoice your client?
Are you paid in the same way a vendor would be paid (rather than receiving a fixed periodic payment like an employee)
Do you charge sales tax on your invoices?
Have you been hired for a specific job?
Can you determine your own hours and when the work is performed?
Do you have an agreement in place that incorporates the above criteria specifically.
If you can answer yes to most of these questions, then you will be in a better position to defend yourself to CRA who will evaluate all the factors that related your arrangement, in case of audit (which has increased in frequency in recent years). Ideally, you would want to ensure that your agreement with your client is structured in a way that incorporates these criteria. Negotiating the terms of the services provided to your client so that there is clarity on your role as an independent contractor, consultant, in line with the criteria above, can save expenses, avoid penalties and interest, manage the stress of being classified as a PSB
FR.Ce qu’il faut savoir sur les entreprises de services à la personne et les travailleurs indépendants
Nombreux sont ceux qui quittent leur emploi à temps plein pour devenir travailleurs indépendants. Les raisons peuvent être diverses : le désir de liberté qu’offre le travail indépendant, ou la décision de leur entreprise de se séparer de leurs employés. Parfois, un licenciement entraîne la découverte d’une nouvelle opportunité, mais l’entreprise ne propose que des contrats.
Ce type de situation est particulièrement fréquent dans le secteur informatique, conception, marketing, mais peut également concerner d’autres profils de compétences. Souvent, le client exige la création d’une société qui conclut ensuite un contrat avec lui pour fournir des services similaires à ceux que vous fourniriez en tant que salarié. La société facture ensuite le client, soit directement, soit par l’intermédiaire d’un tiers (souvent une agence de recrutement).
Qu’est-ce qu’une entreprise de services personnels ?
Si vous avez constitué votre entreprise en société pour fournir des services à une seule autre entreprise, vous envisagez peut-être d’exploiter une entreprise de services personnels (ESP). Selon l’ARC, une ESP est une entreprise :
dont la personne qui effectue le travail serait considérée comme un employé de l’entreprise qui l’embauche si la société n’existait pas.
L’ARC a établi la classification d’ESP (ou d’employé constitué en société) afin d’empêcher les employés de créer des sociétés et de profiter de taux d’imposition et de déductions plus avantageux sans exploiter d’entreprise.
Critères pour déterminer si votre société est une entreprise de services professionnels (ESP)
L’ARC suit certains critères pour déterminer si votre société peut être considérée comme une ESP :
• Vous êtes actionnaire de la société et détenez, directement ou indirectement, plus de 10 % des actions de celle-ci.
• Votre société ne compte pas plus de 5 employés à temps plein.
• Les services fournis et les paiements connexes ne proviennent pas d’une société apparentée.
• Le travailleur a fourni ses services par l’intermédiaire d’une société.
• Si la société n’existait pas, le travailleur serait raisonnablement considéré comme un employé du payeur (le client de la société) auquel les services ont été fournis.
Quelles sont les conséquences d’être considéré comme une entreprise de services publics (ESP) ?
Si vous êtes considéré comme une ESP, voici les répercussions sur vos impôts :
• Le taux d’imposition des sociétés est plus élevé pour une ESP. L’une des raisons pour lesquelles de nombreuses petites entreprises s’incorporent est de profiter de la déduction pour petites entreprises, qui représente une réduction du taux d’imposition général des sociétés. Une ESP est assujettie au taux d’imposition fédéral et provincial complet, plus 5 % sur son revenu.
• Les dépenses déductibles d’une ESP sont considérablement restreintes. L’Agence du revenu du Canada (ARC) n’autorise expressément que les salaires versés aux employés constitués en société et les avantages sociaux et indemnités connexes, les dépenses liées à la vente de biens ou à la négociation de contrats, ainsi que les frais juridiques engagés pour le recouvrement de créances irrécouvrables.
• Votre société pourrait faire l’objet d’une nouvelle cotisation et de pénalités si elle était enregistrée comme petite entreprise et que l’ARC la considère ultérieurement comme une ESP.
Quels critères l’ARC utilise-t-elle pour déterminer si vous êtes une ESP ?
Dans de nombreux cas, une personne s’incorpore à la demande de son employeur, qui la considère ensuite comme un travailleur indépendant. Toutefois, il ne suffit pas que la personne qui vous rémunère détermine votre statut, surtout auprès de l’ARC. De nombreux employeurs apprécient la flexibilité qu’offre le statut de travailleur indépendant plutôt que celui d’employé, car ils n’ont plus à se conformer à la réglementation du travail, qui peut être contraignante. Ils peuvent aussi tout simplement vouloir éviter les complications administratives et les coûts liés à la rémunération des employés. Par conséquent, il est essentiel d’examiner attentivement les critères permettant de distinguer un employé d’un travailleur autonome et de vous assurer que votre entente avec votre client correspond bien au statut de travailleur autonome, et non à celui d’un employé simplement constitué en société (et donc une entreprise de services professionnels).
Critères pour déterminer si vous êtes travailleur autonome et non salarié. Ceci est très important. L’ARC surveille cela de près.
• Avez-vous plus d’un client ? Êtes-vous activement à la recherche d’autres clients ?
• Pouvez-vous accepter d’autres clients sans restrictions de la part de votre client actuel ?
• Pouvez-vous décider de sous-traiter votre travail ? • Maîtrisez-vous la façon dont le travail est effectué ? Travaillez-vous de façon indépendante, sans supervision ?
• Pouvez-vous embaucher quelqu’un d’autre pour effectuer le travail sans l’approbation d’une autre personne ?
• Maîtrisez-vous le lieu où vous travaillez ? Disposez-vous d’un espace de travail personnel où vous pouvez travailler quand vous le souhaitez ?
• Existe-t-il un contrat écrit détaillant les modalités de travail ?
• Pouvez-vous refuser d’effectuer du travail ?
• Fournissez-vous vos propres outils et équipements ? Utilisez-vous votre propre ordinateur ? Êtes-vous responsable du paiement des abonnements logiciels ? Êtes-vous responsable de la réparation ou du remplacement de vos outils de travail en cas de bris ?
• Faites-vous la promotion de votre entreprise ? • Assumez-vous les risques et la responsabilité du travail effectué ? Autrement dit, si le travail n’est pas bien fait, serez-vous payé ?
• Facturez-vous votre client ?
• Êtes-vous rémunéré de la même manière qu’un fournisseur (plutôt que de recevoir un paiement périodique fixe comme un employé) ?
• Facturez-vous la taxe de vente sur vos factures ? • Avez-vous été embauché pour une tâche précise ?
• Pouvez-vous déterminer vos heures de travail et le moment où vous effectuez le travail ?
• Disposez-vous d’une entente qui intègre précisément les critères ci-dessus ?
Si vous pouvez répondre OUI à la plupart de ces questions, vous serez mieux armé pour vous défendre auprès de l’ARC, qui évaluera tous les facteurs liés à votre entente en cas de vérification (dont la fréquence a augmenté ces dernières années). Idéalement, votre entente avec votre client devrait être structurée de façon à intégrer ces critères. Négocier les conditions des services fournis à votre client afin de clarifier votre rôle de travailleur indépendant ou de consultant, conformément aux critères ci-dessus, peut vous permettre de réaliser des économies, d’éviter les pénalités et les intérêts, et de gérer le stress lié à votre statut de prestataire de services professionnels (PSB).
